So gestalten Sie agile und effiziente Meetings
Meetings werden immer häufiger unproduktive Zeitfresser. Mit diesen Regeln machen Meetings zukünftig wieder Spaß!
- Besprechungsthemen mit Einladungen rechtzeitig bekannt geben und die Teilnehmer auffordern, bereits Lösungsvorschläge und Ideen mitzubringen.
- Achten Sie darauf, dass wirklich nur die Teilnehmer am Tisch sitzen, für die das Thema interessant ist.
- Zeitrahmen für jeden einzelnen Besprechungspunkte festlegen und einhalten. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Zeiteinhaltung.
Kann ein Thema aufgrund Zeitmangels nicht zu Ende bearbeitet werden, wird dieses Thema erneut auf die Agenda für das folgende Meeting gesetzt. - Generell gilt: Handy aus! Das Arbeiten am Notebook bzw. Laptop ist während des Meetings verboten. Lediglich derjenige, der das Protokoll gleich mitschreibt kann im „Flugzeugmodus“ protokollieren und evtl. gleich per Beamer übertragen.
- An Lösungen und nicht an Problemen arbeiten. Bestimmen Sie ebenfalls einen Verantwortlichen, der sofort unterbricht, wenn das „Problemgeschnatter“ einsetzt.
- Aussagen möglichst konkretisieren und visualisieren. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
- Besprechungen mit einem konkreten Ergebnis / einer Entscheidung beenden.
- Konkrete Umsetzungsaufgaben und Ziele bis zur nächsten Besprechung festlegen. Schreiben Sie einen Aktivitätenplan. Wer – macht was – bis wann. Entweder am Flipp Chart oder ein Teilnehmer protokolliert entweder in Excel, Word oder OneNote und überträgt via Beamer die Datei, damit jeder Teilnehmer weiß, um was es in jedem einzelnen Besprechungspunkt geht.
Der Trend geht dahin, dass keine Protokolle mehr angefertigt werden. Sondern das Wichtigste im Aktvitätenplan festgehalten wird. - In der nächsten Besprechung von jedem Teilnehmer einen Bericht über die Umsetzung der Aufgaben und Ziele erfragen.
- Am Ende einer jeden Besprechung: Um kurzes mündliches Feedback der Teilnehmer bitten.
