Eine gute Organisation im Meisterbüro ist auch für den Vertrieb wichtig

Kennen Sie das auch? Der Schreibtisch im Meisterbüro ist überhäuft mit Gegenständen und  Papierstapel. Senden Sie Emails an den/die Meister, bleiben diese lange liegen oder werden zu spät bearbeitet. Mitarbeiter/innen, die dringend Informationen benötigen, warten im Meisterbüro – wie z. B. Ihre  Vertriebsmitarbeiter/innen, die noch schnell auf Informationen warten für ein dringendes Angebot. Mittendrin der Meister, der nicht weiß, wo er zuerst anpacken soll.

Das ist die Tagesordnung in vielen Meisterbüros, denen es an einer schlanken Organisation fehlt.

Die direkten Folgen: Es kommt zu Verzögerungen bei Auslieferungen, notwendigen Änderungen und Qualitätsentscheidungen. Abweichungen im Produktionsprozess werden zu spät erkannt.

Das darf heute nicht mehr vorkommen! Da Sie dann die potentiellen Kunden/innen an Ihren Wettbewerber abgeben, der schneller agieren.

Was für die Produktion gut ist, kann auf die Administration übertragen werden! Sowohl im Meisterbüro, als auch im Vertrieb.

Wie ist das bei Ihnen?

Wenn wir von der TALENT-SCHMIEDE in Unternehmen kommen, stellen wir meist fest, dass Lean- bzw. Kaizen-Prinzipien seit vielen Jahren im Produktionsprozess etabliert sind. Jedoch machen  diese Prinzipien halt vor den administrativen Bereichen, zu denen auch das Meisterbüro und der Vertrieb zählt.

Für Ihre potenziellen Kunden könnte es bedeuten, dass die Anfragen und Angebote nicht innerhalb einer angemessen Zeit bearbeitet werden, da Informationen aus dem Meisterbüro nötig sind und weil selbst die Organisation im Vertrieb auch noch zu Wünschen übrig lässt.

Gründe, warum in den administrativen Bereichen häufig keine Lean- / Kaizenoptimierung stattfindet:

• Die Abläufe sind weniger transparent, da es um die Verarbeitung von Informationen geht.
• Es gibt wenig oder teilweise keine Kennzahlen in Bezug auf Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.
• Arbeit verschwindet in Computern und deshalb sind Bestände bzw. liegengebliebene Arbeit nicht einfach zu erkennen.
• Die real stattfindende Verschwendung ist nicht offensichtlich zu erkennen.

Die Lösung: Lean Service Management® im Meisterbüro und im Vertrieb zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens

Mithilfe eines 4-stufigen Prozesses entsteht eine schlanke und organisierte Administration. Darunter fällt die Zeit–& Eigenorganisation am Arbeitsplatz, die Zusammenarbeit im Team, die Abläufe und Prozesse sowie die Mitarbeiterführung.

Von diesem Ergebnis können Sie ebenfalls profitieren,  das nach der Säuberungsaktion entsteht: 

• Aufgaben werden zeitgerecht erfüllt
• Keine Wartezeiten auf Informationen
• Abweichungen bei der Produktion können schnell und positiv beeinflusst werden
• Mensch, Maschine und Material sind optimal zugeordnet und eingesetzt

In vielen Projekten, die wir gemeinsam mit den Kollegen/innen bereits durchgeführt haben, entsteht eine durchschnittliche Zeiteinsparung von ca. 30 % mit zusätzlichen Erleichterungen für die Mitarbeiter/innen. Das kann neben den Meisterbüros und dem Vertrieb auch auf weitere Bereiche im Unternehmen: Qualitätssicherung, Einkauf und Versand, Personalabteilung, IT, Marketing übertragen werden. 

Jedoch ist das Meisterbüro der zentrale Dreh- und Angelpunkt in Produktionsbetrieben. Entsteht hier ein Engpass, kann es passieren, dass Ihre Mitarbeiter/innen unzufrieden sind und dass Stress und Hektik sich ausbreitet. Das betrifft nicht nur die Produktionsmitarbeiter/innen, sondern die gesamte Zusammenarbeit mit allen Abteilungen. Letztendlich leidet die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Und das muss nicht sein!

Wie ist die Umsetzung von Lean Service Management®?

Die Weiterbildung bzw. die Optimierung nach Lean Service Management®-Prinzipien ist nicht mit herkömmlicher Weiterbildung zu vergleichen, in der die Teilnehmer/innen mit Wissen überhäuft werden, wie wenn eine Wasserflasche mit einem Feuerwehrschlauch gefüllt wird.

Bei uns in der TALENT-SCHMIDE gibt es kleine Häppchen an Informationen und dann folgt die sofortige Umsetzung am Arbeitsplatz:

1. Aufräumen, entmisten, sich neu organisieren sowohl am Schreibtisch als auch im digitalen Umfeld, damit Suchzeiten geringer werden, Wartezeiten minimiert werden
2. Gemeinsame Definition von Vorgehensweisen, die in der Zusammenarbeit benötigt werden, um schneller und effizienter zu werden und Fehler zu vermeiden
3. Prozesse werden transparent gemacht und neu definiert, mit Kennzahlen versehen, um Verschwendung aufzudecken, weitere Zeitersparnisse zu finden
4. Die Mitarbeiterführung wird professionalisiert für ein zukünftig reibungsloses Arbeiten

Die Besonderheit in unserer Vorgehensweise ist, dass ein individuelles Coaching am Arbeitsplatz nach der Wissensvermittlung stattfindet, um das Umsetzen von möglichen Potenzialen für jede(n) einzelne(n) Teilnehmer/in zu erhöhen.

Allen Teilnehmer/innen wird am Ende der Zusammenarbeit klar, welche Potenziale sie anhand eines modernen Weiterbildungskonzeptes erarbeitet haben. Das macht Spaß und fördert die Umsetzung bzw. den Einsatz aller Teilnehmer/innen. Gerne zeigen wir Ihnen einen Return on Investment der Maßnahme auf.

Die Umsetzung von Lean-Service-Management® bieten wir sowohl in hybrider Form an, als auch direkt bei Ihnen vor Ort.

Informieren Sie sich unverbindlich über die Möglichkeiten, die Ihnen entstehen durch den Einsatz Lean Service Management®. Kontaktieren Sie uns! 

Autorin: Christine Tuchscherer, Talent-Schmiede, Expertin im Lean Service Institute