Damit die Email nicht zum Zeitfresser wird
Das Email-System wird in mehr Firmen zu einem „Zeitfresser“. Hier einige Regeln, die Ihnen helfen werden, die Effizienz zu steigern:
- Mail-Eingangs-Avisierung deaktivieren (Sound und Anzeige)
- Beantwortungszeit für Emails auf z. B. einen Tag festlegen (Email ist kein Instant Message Tool)
- Online-Zeit bzw. Bearbeitungszeit für Emails beschränken, d. h. Zeitblöcke im Zeitplan dafür eintragen, z. B. 8-9 Uhr und 16-17 Uhr
(lt. Studie von Microsoft benötigt ein Programmierer nach jedem Unterbruch durch Telefon oder Mail 20 Minuten bis er wieder produktiv ist) - Email nur einmal öffnen. Dann entweder löschen, weiterleiten, abarbeiten, erledigen oder terminieren.
- Unterordner anlegen für das Einsortieren der Emails
- Emails, deren Bearbeitungszeit unter 2 Minuten liegt, gleich bearbeiten, dann zuordnen bzw. löschen
- Terminierte Emails in den Aufgabenordner verschieben und mit Datum zur Erledigung versehen oder als Zeitblock in den Terminkalender eintragen
- Posteingang jeden Abend leeren
- Textbausteine anlegen für Protokolle, Standard-Antworten, Standard-Informationen, Standard-Signaturen
- Regeln festlegen, damit bestimmte Emails automatisch beim Eingang den Unterordnern zugeordnet werden
- Beim Schreiben der Emails: „CC“ nur wer lesen aber nicht antworten muss, „kein BCC“ und für „CC“ vorab definieren, wer zu welchen Themen informiert werden muss, damit die Informationsflut nicht zu groß wird
- Pro Email max. ein Thema (damit der Empfänger die Email wieder korrekt zuordnen kann)
- In der Betreffzeile genau angeben um was es geht (So kann es sein, dass beim Schreiben der Email sogar nur das Ausfüllen der Betreffzeile genügt)
- Autoresponder bei Abwesenheit einschalten
