Agil in der ambulanten Pflege
Nach nun vielen geleisteten Umsetzungs-Workshops in den unterschiedlichsten Diakoniestationen können wir berichten, dass die MitarbeiterInnen erstaunliche Ergebnisse erzielen.
Der Start ist in der Regel an den Arbeitsplätzen in der Verwaltung und bei der Geschäftsleitung. Welche Ordner bzw. Ablagen sind überflüssig und können entsorgt werden? Sind die Dinge, die im täglichen Ablauf benötigt werden griffbereit? Wie sind die Wiedervorlagen organisiert?
Auch in der EDV gibt es Optimierungspotenzial: Wie effizient wird Outlook bei Email, Terminen bzw. Aufgaben eingesetzt? Das gesamte EDV-System?
Welche Räume sind nicht aufgeräumt und dienen als allgemeine Ablage? Wie sind die Schränke organisiert? Ist alles beschriftet, damit sich jeder zurecht findet und alles innerhalb von zwei Minuten auffinden kann? Wie sind die Laufwege? Wo ist das Dienstzimmer organisiert? Wo wird Zeit verschwendet?
Am ersten Workshoptag wird in der Regel gemeinsam angepackt und für Ordnung und Sauberkeit gesorgt. Denn eine veränderte bzw. verbesserte Arbeitsumgebung sorgt für Veränderungs- und Umsetzungsbereitschaft bei den MitarbeiterInnen.
Für die Umsetzungszeit gibt es einen Aktivitätenplan, der von den MitarbeiterInnen gemeinsam festgelegt wird. Wer – ist für was – bis wann zuständig.
An weiteren Workshop-Tagen werden bestehende Probleme aufgegriffen und gelöst. Immer hinsichtlich der Tatsache, dass die Mitarbeiter die Lösungen erarbeiten mit der Zustimmung der Geschäftsleitung.
- Vielleicht sind auch neue „Spielregeln“ für Abläufe nötig?
- Oder die Anzahl der Schnittstellen in den Prozessen ist zu hoch?
- Fehler, die häufig vorkommen, werden abgeschafft.
- Wo gibt es Doppelarbeiten? (Oftmals wird digital gearbeitet, dann ausgedruckt und abgelegt)
- Was sind die Zeitfresser, die beseitigt werden können?
- Wo gibt es weitere Verschwendungspotenziale?
- Laufen die Prozesse optimal?
- Mitarbeiterführung?
- etc, etc
Insgesamt stehen fünf Bausteine zum Auffinden der Potenziale zur Verfügung:
- Selbststeuerung am Arbeitsplatz
- Zusammenarbeit im Team
- Prozesse
- Die Führungskraft als Coach der Mitarbeiter
Während jedes einzelnen Workshoptages errechnen die MitarbeiterInnen das Einsparpotenzial, das Sie für Ihr „Unternehmen“ erzielt haben. Das motiviert unheimlich. Nicht nur in einem Unternehmen zu arbeiten, wo Sauberkeit und Ordnung herrscht, sondern wo MitarbeiterInnen ermutigt werden Verbesserungen anzustreben und umzusetzen. Mit der Hilfe schlanker Strukturen steht der Wirtschaftlichkeit nichts mehr im Wege.
Das fördert die Teambildung. Schafft ein besseres Arbeitsklima. Die Kundenzufriedenheit steigt (denn da wo zufriedene MitarbeiterInnen arbeiten, überträgt sich die Zufriedenheit auf die Kunden). Die Effizienz steigt durch Vermeidung von Verschwendung in den Prozessen. Einsparpotenziale werden Realität.
Was können Sie mehr erwarten ….?
Mit unserer Arbeit und den umgesetzten Projekten der MitarbeiterInnen streben wir einen Return on Investment des Honorars an.
Es gab auch schon tierische Unterstützung:
